5 błędów przy ewidencji środków trwałych
Każdego roku przedsiębiorstwa przeznaczają setki tysięcy, a nawet miliony złotych na zakup środków trwałych. Ilość kupowanego wyposażenia bez odpowiedniego programu kontrolującego może przysporzyć wiele kłopotów. Dlatego właściwie działająca ewidencja jest kluczowym elementem “ekosystemu” firmy.
Brak regularnej ewidencji – jeśli chcesz się mieć porządek na co dzień, jest to punkt, który po prostu trzeba wdrożyć. Lepiej wychwycić ewentualne nieścisłości w ewidencji prędzej – gdy jeszcze są małym kłopotem, a nie ogromnym problemem.
Rozwiązanie: wprowadź program do ewidencji majątku firmy – Narzędziownia
Brak odpowiednio przeszkolonej osoby, która przeprowadziłaby ewidencję – bez odpowiednich kompetencji pracownik może mieć problem z obsługą programu do ewidencji. Przez to zaczną się nawarstwiać inne błędy związane ze spisem. To z kolei może rzutować negatywnie na relacje pomiędzy pracownikami — niepotrzebny stres czy nawet kłótnie.
Rozwiązanie: umów się z naszym specjalistą na szkolenie.
Niejasne zasady uwzględniania majątku firmy do ewidencji – sprawa, wydawałoby się prozaiczna, wbrew pozorom może przysporzyć wiele kłopotów. Warto, nim przejdzie się do ewidencji, ustalić najpierw konkretną kwotę, od której będą ewidencjonować się dobra. Można też ewidencjonować każdy przedmiot. W obu przypadkach powinny być oznaczone odpowiednimi etykietami RFID lub kodami kreskowymi.
Rozwiązanie: poznaj metody znakowania środków trwałych i wyposażenia firmy.
Brak informacji o składnikach majątku – zasada jest prosta, im więcej informacji o danym środku, tym lepiej. Takie informacje, jak data zakupu, przyjęcia, przeglądu, etc. powinny być zawsze. Warto sięgnąć po odpowiedni program, który zezwoli na takie operacje.
Rozwiązanie: przeprowadź inwentaryzację firmowego majątku.
Duża ilość składników pod jednym numerem – do jednego numeru zostało przypisanych kilka dóbr? No to mamy problem, ponieważ w przypadku spisu środków będzie pokazywać wszystkie przedmioty, zamiast tego jednego. A to znaczy, że podczas ewidencji trzeba będzie kombinować, o które dobro w tym momencie chodzi.
Rozwiązanie: zastosuj oprogramowanie obsługujące numery seryjne i przedmioty unikatowe.
Prawidłowa ewidencja to zaoszczędzone pieniądze, czas pracowników. To również zabezpieczone środki trwałe i pamięć o ważnych terminach — na przykład przeglądów. Ewidencja wiąże się też z ograniczeniem kradzieży praktycznie do zera oraz tym, że zyskasz pełną kontrolę. Dlatego warto zainwestować w odpowiedni program do ewidencji.
Ewidencja środków trwałych programu Narzędziownia służy za zintegrowaną kartotekę całego majątku firmy. Możesz dzięki temu śledzić drogę każdego środka trwałego w przedsiębiorstwie — od momentu zakupu, naprawy i eksploatację, aż po likwidację. Świetnie sprawdza się, jako uzupełnienie systemów ERP lub FK.
Jeśli szukasz takiego rozwiązania dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy.
Sprawdź również:
